연구노트 작성 및 관리 지침

제1장 총칙

제1조(목적) 이 지침은 계명대학교(이하 □우리 대학교□라 한다)의 연구개발사업의 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용대상) 이 지침은 우리 대학교의 연구개발사업과 연구개발사업에 참여하는 연구자에 적용한다.

제3조(용어의 정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. 연구노트: 연구자가 연구수행의 시작부터 연구개발 결과물의 보고․발표 또는 지식재산권의 확보 등에 이르기까지의 연구과정 및 연구 성과를 기록한 자료

2. 서면연구노트: 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기재하는 연구노트

3. 전자연구노트: 전자문서 형태로 내용을 기록, 저장하는 연구노트

4. 전자문서: 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 문서

5. 사용 중 연구노트: 연구수행 과정에 사용하는 연구노트

6. 사용 후 연구노트: 연구사업의 종료 또는 중단으로 사용이 중지된 연구노트

7. 기록자: 연구에 참여하면서 연구 수행과정 및 결과를 연구노트에 직접 작성하는 자

8. 점검자: 작성된 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자

9. 관리부서: 국가연구개발사업에 대해 연구노트의 배부․회수․공개․폐기․활용에 관한 업무를 관장하는 산학협력단 내 행정부서

제2장 연구노트의 작성

제4조(연구노트의 요건) ① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 기관명, 일련번호, 연구과제명 및 각 장에 쪽번호가 적힌 제본된 형태

2. 기록자, 점검자의 서명 및 날짜

3. 그 밖에 연구기관의 장이 별도로 정하는 사항

② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 전자문서의 기록자 및 점검자의 서명 인증기능

2. 연구기록 입력일과 시간이 자동 기록되는 기능

3. 입력기록을 수정했을 경우 영구적으로 남는 수정표시 기능

4. 기록물의 위․변조 확인 가능

제5조(작성방법) 연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성하여야 한다.

1. 연구노트는 기재내용의 위조, 변조없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하여야 한다.

2. 연구개발사업 과제에 대하여 참여자별로 별도의 연구노트를 작성하여야 한다. 다만, 연구기관 특성 및 과제성격에 따라 기관의 장이 별도로 정하는 과제는 연구과제단위별로 연구노트를 작성할 수 있으며, 또한 연구개발사업의 성격을 고려하여 연구노트 작성을 제외할 수 있다.

3. 연구수행과정 및 결과를 빠짐없이 정확하고 상세하게 기재하여 제3자가 재현 가능하도록 하여야 한다.

4. 작성내용을 수정, 삭제하거나 연구노트에 자료를 부착하는 경우 이에 대한 서명과 날짜를 기재하여야 한다.

5. 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시하여야 한다.

6. 기록내용이 장기간 보호되는 필기구로 작성하여야 한다.

제3장 연구노트의 관리

제6조(점검자) ① 점검자는 연구책임자로 하며, 연구노트의 모든 기록을 주기적으로 확인하고 서명하여야 한다.

② 연구책임자는 연구의 특성을 고려하여 상위 직급자나 보직자를 점검자로 선정할 수 있다.

제7조(역할) ① 산학협력단장은 연구정보 축적을 통한 연구개발과제 관리, 연구의 지속을 위한 노하우 제공 및 지식재산권 보호 등에 연구노트를 활용하되, 소속 연구자 통제 등의 목적으로 연구노트를 활용할 수 없다. 또한 소속 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있는 환경을 조성하고, 우수연구노트 작성자에게 인센티브 제공 등을 할 수 있다.

② 산학협력단은 연구노트의 지급, 보관 및 관리업무를 총괄하고 연구노트 작성 및 관리 방법 등에 관하여 소속 연구자에게 교육을 실시함을 원칙으로 한다.

③ 연구책임자는 연구개발과제의 착수통보를 받은 즉시 관리부서에서 연구노트를 수령 받아 과제참여자에게 지급하고 연구노트가 성실히 작성․보관될 수 있도록 하여야 한다.

④ 연구자는 제반 연구 수행과정 및 결과를 성실하게 연구노트에 기재하고 관리하여야 한다.

제8조(연구노트의 소유) ① 연구개발사업의 수행 결과 생산된 연구노트는 국가연구개발사업의 협약에서 별도로 정하는 경우를 제외하고 모두 우리 대학교 산학협력단의 소유로 한다.

② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 해당분야의 연구 활용을 위해 사본을 소유하고자 하는 경우 그 사유를 명시하여 관리부서의 승인을 얻어야 한다.

③ 제2항에 따라 연구자가 연구노트 사본을 소유하는 경우에도 이를 임의로 타인에게 양도하거나 매매할 수 없으며, 열람하게 할 경우에는 그 사유를 명시하여 관리부서에 제출하고 승인을 얻어야 한다.

제9조(보관 및 관리) ① ‘사용 중 연구노트’는 연구책임자의 책임 하에 작성․보관하며, 제8조2항에 의한 사본은 연구책임자의 책임 하에 기록자가 관련 연구노트와 함께 보관․관리한다.

② 연구책임자는 해당 연구개발사업이 종료 또는 중단된 경우, ‘사용 후 연구노트’ 및 첨부파일 등 연구노트와 관련된 모든 자료(이하 “연구노트 관련 모든 자료”라 한다)를 관리부서에 제출하여야 한다.

③ <삭제>

④ 연구노트의 보존기간은 연구사업의 성격에 따라 별도로 정하는 경우를 제외하고 작성일로부터 30년으로 한다.

⑤ 연구자가 퇴직 및 참여변경 등의 사유가 있을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트와 관련 자료일체를 연구책임자에게 반납하여야 하며 연구책임자는 연구개발사업이 종료되기 전이라도 보관 및 관리를 위해 필요하다고 판단되는 경우 관리부서에 반납하여야 한다.

⑥ 보관중인 연구노트는 연구책임자가 별표 1에 따라 부여한 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있다.

⑦ 열람등급별 열람권한에도 불구하고 비상시에는 열람권한자의 상위부서장이, 기록자가 부재 시에는 직무를 인계받은 직원이 연구노트를 열람할 수 있다.

⑧ 관리부서는 대장을 구비하여 열람, 사본의 회수 및 폐기 등 연구노트의 관리에 필요한 사항을 기록․유지하여야 한다.

⑨ 연구기간이 종료된 연구노트를 후속연구 및 유사연구 등에 참고하기 위하여 연구책임자가 요청하는 경우 산학협력단장의 승인 하에 일정기간 연구책임자가 보관하게 할 수 있다. 이 경우 연구책임자는 연구노트의 보관 현황에 대한 기록을 유지․관리하여야 하며, 임의로 타인에게 양도하거나 매매할 수 없으며, 대외비로 유지하여 관리하여야 한다.

제10조(공개) ① 보관된 연구노트는 우리 대학교 내에서 열람 및 활용할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다.

② 특별한 사유로 인해 산학협력단장이 연구노트를 외부에 공개하고자 하는 경우 산학협력단 운영위원회를 통해 이를 심의한 후에 공개할 수 있다.

제11조(폐기) ① 산학협력단장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 급격한 기술환경의 변화에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 이를 폐기할 수 있다.

② 제1항에 따라 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 산학협력단 운영위원회를 통해 이를 심의한 후 폐기할 수 있다.

부칙

이 지침에서 정하지 않은 사항은 「국가연구개발사업 연구노트 관리지침」(과학기술부 훈령 제255호)을 따른다.

이 지침은 2008년 10월 10일부터 시행한다.

이 개정지침은 2009년 11월 01일부터 시행한다.

이 개정지침은 2018년 01월 28일부터 시행한다.

(별표 1)

열람등급별 열람권한

열람 등급	등급 기준	열람 권한
A	․연구노트의 내용이 대외 유출시 기관의 노하우 축적 및 재산적 가치에 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 대외 유출시 다른 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	․기록자 및 연구책임자
B	․연구기관의 노하우로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 기관에서 보호를 위해 열람범위를 가급적 최소화 시킨 것	․기록자 소속 부서책임자
C	․연구기관의 노하우로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	․기록자 부서의 상위 부서장
D	․연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요치 않은 것	․기관의 직원